Kuinka käsittelemme henkilötietoja?
Laadittu: 27.2.2020, päivitetty 28.8.2023
Käsittelemme henkilötietoja EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Tällä henkilötietojen käsittelyä kuvaavalla selosteella haluamme varmistaa, että verkkosivuillamme vierailevat ja verkkosivujemme kautta mahdollisesti viestiä lähettäneet sekä asiakkaamme tietävät, kuinka käsittelemme heidän henkilötietojaan ja mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste.
Huomioithan, että saatamme ajoittain joutua päivittämään tätä tietosuojaselostetta. Uusimman version löydät aina täältä verkkosivuiltamme.
1. Rekisterinpitäjä
Nimi: Lakitoimisto Kunnes Oy
Y-tunnus: 3108920-4
PL 53, 80100 Joensuu
0503675311
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö: Niina Kosunen, toimitusjohtaja
niina@lakitoimistokunnes.com, p. 050-3675311
3. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus
Henkilötietorekisteriimme keräämme henkilötietoja kahden eri henkilötietoryhmän osalta:
a) verkkosivuilla yhteystietonsa jättäneiden,
b) ja asiakkaidemme osalta.
Verkkosivuillamme vierailevien on mahdollista jättää yhteydenottolomakkeen kautta omat yhteystietonsa, jos he toivovat meidän ottavan yhteyttä lakitoimistomme palveluiden osalta. Yhteydenottoa pyytäneiden yhteystietoja ei käytetä muuhun tarkoitukseen kuin yhteydenoton tekemiseen. Yhteydenoton jälkeen yhteydenottoa pyytäneiden henkilötiedot poistetaan pysyvästi, ellei yhteydenottoa pyytänyt jää asiakkaaksemme, jolloin tallennamme hänen henkilötietonsa (nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero) asiakasrekisteriimme jäljempänä kuvattua tarkoitusta varten.
Mikäli verkkosivuvierailija tai asiakas tilaa uutiskirjeen, antaa hän samalla suostumuksensa sille, että hänen yhteystietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) lisätään erilliseen uutiskirjeiden tilanneiden henkilötietorekisteriin, jota käytetään vain uutiskirjeen lähettämistarkoituksiin. Uutiskirjeiden postituslistalta ja samalla henkilötietorekisteristä on mahdollista poistua milloin tahansa joko käyttämällä uutiskirjeen lopussa olevaa linkkiä tai ilmoittamalla siitä rekisterinpitäjälle osoitteeseen niina@lakitoimistokunnes.com.
Rekisterissämme olevien henkilötietojen käsittelyn pääasiallinen tarkoitus on verkkosivujemme kautta yhteystietonsa jättäneisiin yhteyden ottaminen ja palveleminen sekä asiakkaidemme toimeksiantojen hoitaminen ja asiakassuhteen ylläpitoon liittyvät toimenpiteet, kuten yhteydenpito, laskutus, tiedottaminen ja asiakaspalvelu.
Henkilötietoja käsitellään voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti, mikä tarkoittaa, että:
emme käsittele mitään edellä mainittujen käyttötarkoitusten täyttämiseksi tarpeetonta henkilötietoa;
minimoimme käsittelemämme tietojen määrän ja poistamme tarpeettomat tiedot, ellei tietojen säilyttämiselle ole lakiin perustuvaa syytä;
sinusta tallentamamme henkilötiedot ovat aina pyynnöstäsi tarkistettavissa, muokattavissa ja poistettavissa;
emme luovuta henkilötietoja ulkopuolisille ilman asianmukaista syytä (esimerkiksi laskutusta ja kirjanpitoa varten);
käytämme teknisiä ja organisatorisia toimia varmistaaksemme henkilötietojen turvallisuuden, mm. luvattomalta ja lainvastaiselta käsittelyltä suojaamisen.
Yksityisasiakkaiden ja yhteydenottoa pyytäneiden mahdollisten uusien yksityisasiakkaiden osalta henkilötiedot keräämme aina asiakkaalta itseltään. EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde). Lisäksi henkilötietojen käsittely voi perustua erilliseen suostumukseen. Näin on esimerkiksi silloin, kun uutiskirjeen tilaaja antaa suostumuksensa lisätä hänen tietonsa (nimi ja sähköpostiosoite) uutiskirjeiden postituslistalle.
Potentiaalisten uusien yritysasiakkaiden osalta keräämme tietoa myös itse, jolloin käytämme tietoa markkinointitarkoituksiin. Tällöin potentiaalisten uusien yritysasiakkaiden tietojen keruu perustuu oikeutettuun etuun. Yritysasiakkaiden osalta oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde).
Henkilöllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn tai pyytää henkilötietojensa tarkistamista, muuttamista tai poistamista – riippumatta siitä, onko kyse yksityis- vai yritysasiakkaasta.
4. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yhteystiedot (nimi, sähköpostiosoite), asiakassuhteen alkupäivämäärä sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta muun muassa nettisivujemme kautta lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, asiakastapaamisista tai muista tilanteista, joissa asiakas itse luovuttaa tietojaan.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei koskaan luovuteta markkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille. Luovutamme henkilötietoja ulkopuolisille lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa vain tilanteessa, kun:
luovutamme tietoja kirjanpitoa ja laskutusta hoitavalle yhteistyökumppanillemme,
käytämme kotimaisia uutiskirjepalveluntarjoajia, joiden palveluun lisäämme uutiskirjeen tilanneen verkkosivukävijän tai asiakkaan nimen ja sähköpostiosoitteen.
Osa käyttämistämme palveluista toimii Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolella. Tietojen siirrossa noudatetaan tietosuojalainsäädännön vaatimuksia ja jaamme näihin palveluihin tiedon minimoinnin ja riskien vähentämisen periaatetta noudattaen.
7. Rekisterin suojaus
Rekisterin käsittelyssä noudatamme huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjänä huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
Henkilötietoja säilytämme niin kauan, kun se on tarpeen asiakassuhteen, toimeksiannon tai muun rekisteriselosteessa mainittujen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi. Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot poistetaan säännöllisesti, ellei laista ja asetuksista muuta johdu.
8. Henkilötietojen käsittelyyn liittyvät asiakkaan oikeudet
Asiakkaalla ja yhteystietonsa jättäneellä verkkosivukävijällä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriimme on tallennettu. Lisäksi hänellä on oikeus tietää, miksi hänen tietojaan käsitellään, kenelle tietoja on luovutettu ja kuinka kauan häntä koskevia tietoja säilytetään.
Henkilöllä on lisäksi oikeus vaatia häntä koskevien tietojen oikaisemista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista.
Mikäli haluat käyttää jotain edellä mainituista oikeuksistasi, lähetäthän rekisterinpitäjälle kirjallisen pyynnön osoitteeseen niina@lakitoimistokunnes.com.
Sinulla on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.
Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki. Postiosoite:PL800, 00531 Helsinki
Vaihde: 029 566 6700
Sähköposti: tietosuoja@om.fi